Esse post é para os proprietários de domínios que usam o serviço de email do Google, atualmente Google Workspace, como servidor de email das caixas postais dos seus domínios, ou seja algo como contato@seudominio.com.br.

Atualizando em 22 de maio de 2022: O Google voltou atrás e decidiu conceder contas gratuitas para sites pessoais. Veja o passo a passo no final do post.

Você deve ter recebido alguns emails deles avisando sobre a mudança, mas resumo aqui para quem apagou sem ler.

Desde 2008 o Google oferece esse serviço gratuitamente cobrando apenas de quem precisava de mais recursos que os básicos. Há poucos anos ele parou de aceitar novas contas gratuitas, mas manteve a gratuidade de quem era usuário antigo, só que agora decidiu cobrar de todos, mesmo de quem precisa apenas de um email simples. Cada caixa de email custará R$27 reais por mês.

Ainda existirá uma versão gratuita das ferramentas do Google para empresas, mas sem caixas de email, é o Google Workspace Essentials. Clicando nesse link você vai direto para a página para se inscrever no serviço. Resta agora saber o que fazer com o seu email!

Mas espere, não ligue… digo não saia correndo agora para migrar de servidor de email.

O Google decidiu oferecer ainda mais um tempo de transição. Você pode optar por receber 4 meses de graça e depois pagar R$8,10 por mês por um ano. Você só precisa aderir ao serviço até o dia um de junho.

E agora, o que você faz? Pode nem lhe parecer caro, mas você pode não querer pagar por um serviço cheio de recursos só para ter uma caixa de email mais independente do hospedeiro do seu site.

Aliás, vale a pena lembrar por que é uma boa ideia não usar o serviço de email do hospedeiro do seu site e a resposta é muito simples: se o hospedeiro não estiver mais atendendo suas necessidades é justamente o email que é mais chato de migrar exigindo que seja feito um backup das mensagens e importação para o novo hospedeiro. Além disso em geral servidores externos oferecem muitos outros recursos. No caso do Google Workspace tem as ferramentas de escritório (editor de textos, planilha eletrônica, apresentação) e o Meet para reuniões online com até 100 pessoas. No caso do Zoho são tantas ferramentas que não vou tentar listar. Temos ainda o contrário: quem é assinante do Microsoft 365 familiar ou pessoal tem direito a uma caixa postal para o próprio domínio sem pagar mais nada.

Já estou me adiantando e citando algumas alternativas ao Google Workspace, primeiro vamos ver como decidir e o que fazer em cada caso.

Motivos para manter (ou adotar) o Google Workspace

A decisão até me parece simples: vale a pena pagar se o serviço oferece alguma coisa por que valha a pena pagar. A questão é ver se ele tem alguma dessas coisas como:

  • Você já se acostumou com a interface e acha o valor bem aceitável para lhe poupar o trabalho de fazer a transferência para outro serviço (muitos deles se dizem capazes de importar automaticamente).
  • Você usa muito os aplicativos de escritório.
  • O Meet para até 100 pessoas e sem limite de tempo é muito útil para as suas necessidades
  • Você tem uma equipe de algumas pessoas e o trabalho em conjunto com os aplicativos de escritório é um diferencial de produtividade (nesse caso lembre que terá que pagar R$27 mensais por cada pessoa da equipe)

Basicamente isso.

Dica: Você pode ter até 30 alias em cada conta, que funcionam como caixas postais separadas para quem se comunica com você, mas todos são direcionados para a conta principal. Isso pode ser usado para diminuir o número de caixas de correio separadas e reduzir custos.

Como configurar o Google Workspace

Caso você decida continuar usando o Google Workspace terá que decidir que contas manter, apagar as que não for manter, criar alias se necessário e informar um meio de pagamento.

Informando um meio de pagamento e aderindo ao serviço pago

O caminho para isso começa clicando no “Google” ao lado do seu avatar na barra de pesquisa e configuração do Webmail de uma conta com nível de administrador. Vai aparecer algo assim:

Detalhe da tela do webmail de um administrador do Google Workspace

Chegando aí basta clicar em “Admin Console” (Esse link deve funcionar também) para ver algo como a tela abaixo:

Console do administrador do Google Workspace

Para gerenciar a sua assinatura aderindo à oferta de gratuidade até junho de 2022 e R$8,10 mensais por usuário (caixa de email) por um ano é só, claro, clicar em “Gerenciar assinaturas” (esse link também deve funcionar se você tiver logado na sua conta do Google Workspace e tiver acesso para administrar a conta).

Em seguida você pode adicionar as formas de pagamento clicando em “Contas para pagamentos” e depois em “Ver formas de pagamento”:

Tela do Google Workspace com contas para pagamento

Configurando os usuários / caixas postais

Volte para o Console do administrador do Google Workspace clicando na casinha no alto do menu à esquerda (vai pular um menu maluco por cima, mas é só clicar na casinha que estará dentro dele também) da tela e depois clique no “Gerenciar” que fica dentro da caixa “Usuários”. Do lado direito dela. Está na imagem mais acima do Console do administrador.

Atenção! Não vá apagar nenhum usuário que tenha mensagens necessárias em sua caixa postal! Se for o caso de apagá-lo por poder ser substituído por um alias (mais abaixo) faça um backup primeiro.

Ao clicar em Gerenciar virá uma tela com todos os usuários do seu domínio e, passando o mouse sobre cada um deles devem aparecer os links como na imagem abaixo: Redefinir senha, Atualizar usuário e Mais opções. É em Mais opções que você encontrará o “Excluir usuário”.

Agora só falta mostrar como criar alias no Google Workspace.

Dá para ir direto da tela acima, basta clicar no nome da conta, no caso o meu nome ao lado da minha foto, para ir para a tela de configuração daquele usuário onde uma das opções é “Adicionar e-mails alternativos” que, uma vez clicada, mostrará mais ou menos isso:

Tela para gerenciar alias de email no Google Workspace

É isso! Ah! Falta uma coisa!

Para que as pessoas que trocarem email contigo terem a experiência de estar falando com uma caixa postal independente ainda falta uma configuração na conta do email principal do alias, do contrário a resposta das mensagem enviadas para, digamos, secretaria@seudominio.com, virão de seu_usuario@seudominio.com.

Volte lá para a primeira imagem desse post, vou facilitar:

Topo da tela do webmail

Tá vendo a engrenagem? Pois então, clique nela e vai descer um menu. A primeira opção dele é “Ver todas as configurações”. Clica nela para chegar nessa tela:

Configurações de uma caixa postal do Google Worksapace

No menu abaixo do título “Configurações” clique em “Contas” e ele mostrará todos os alias dessa conta e depois delas tem duas opções que te permitem definir como a conta se comportará ao responder uma mensagem enviada para um dos alias. Basta marcar “Responda pelo mesmo endereço em que a mensagem foi recebida”.

Pronto! Agora acabou mesmo.

Contas gratuitas para uso pessoal

Quem já aderiu às contas pagas do Google Workspace ainda tem até 27 de junho para solicitar pelo suporte a adesão à conta pessoal “cost free”.

O procedimento é um pouco chato porque só tem atendimento em inglês e uma etapa em que eles ligam para nós e, pelo menos comigo, o atendimento foi em inglês indiano, que é um pouco complicado de entender.

O diálogo deve ser mais ou menos assim:

– Hello, I would like to change my account to personal cost free, how do I proceed?

O atendente talvez transfira seu chat para outro setor que deve pedir para te ligar. Comigo foi por Meet porque não conseguiram ligar para o meu celular.

Depois de um breve e acidentado diálogo devem te mandar isso pelo chat:

if  you previously were on G Suite legacy free edition and are using  Workspace for personal use, you may be eligible for an alternative  Workspace experience at no cost. If you choose to self-identify as a  non-business user, you’ll continue to have access to your custom domain  with Gmail and other Workspace Services; you’ll retain access to  additional Google services such as Google Search, Google Maps, and  Youtube; and you’ll retain access to your paid content such as movie  purchases at Google Play and data stored on Google Workspace. In the  future, Google may remove business functionality from this offering such  as 24/7 support.

Please confirm the following statement: I confirm that I use Google Workspace for personal use. I understand, Google may remove business functionality from this offering and transition businesses to Google Workspace.

E você responderá apenas:

– I confirm.

Se você ainda não aderiu

Aí é bem mais fácil!! Mas tem que fazer até 27 de junho desse ano, certo?

Entre em admin.google.com com sua conta que tem nível “administradora” e aparecerá esse aviso na parte superior da tela inicial:

Mensagem para aderir ao Google Workspace pessoal sem custo

Clicando em “Saiba mais” vem essa tela:

Tela para optar entre o Google Workspace pago e o pessoal gratuito

A setinha vermelha dentro do círculo aponta para a setinha que você deve clicar para optar pela conta pessoal gratuita. Depois de clicar nela será exibida essa tela:

Tela para aceitar a versão gratuita do Google Workspace

Basta clicar, claro, no botão azul “Confirmar para uso pessoal”.

Entendo como uso pessoal qualquer site pessoal cujo objetivo não seja o de fazer comércio. Esse site aqui mesmo considero pessoal apesar de ter decidido ficar com a conta paga. No meu outro blog (roney.com.br) reativei o serviço como conta pessoal. Não recomendo tentar enganar o Google: se o seu site for para fins comerciais opte pela versão paga ou troque de servidor de email, certo?

Anternativas

Já citei as principais alternativas rapidamente, mas vou listá-las aqui com umas breves observações para ajudar na sua decisão caso decida não manter o Google Workspace.

  • Zoho: Oferece 5 contas (que também podem usar o recurso de alias) gratuitamente. A proposta da plataforma é mais comercial e menos produtividade, ou seja, ele reúne recursos de gerenciamento de relacionamento com consumidores, controle de finanças, emissão de notas fiscais, recursos humanos, comunicação para grupos de trabalho e marketing entre outros;
  • Outlook / Office 365: As assinaturas “Familiar” e “Pessoal” incluem a possibilidade de manter uma caixa postal de domínio próprio sem alias. Pode ser tudo que você precisa, mas em todo caso a assinatura “Empresas Basic” inclui a possibilidade de criar alias.
  • No seu hospedeiro: É uma solução que não recomendo porque dificulta na hora que você sente necessidade de trocar a hospedagem do seu site, todavia é comum quem mal use o endereço do site preferindo guardar cópias das mensagens em uma caixa gratuita como o próprio email gratuito do Google, o Gmail.
  • Simples redirecionamento: Você pode nem ter uma caixa postal no seu domínio instruindo o hospedeiro a repassá-las diretamente para o seu email pessoal em um Gmail da vida. Nesse caso quem receber as suas respostas verá que você não responde pela caixa postal do seu domínio e sim pela caixa pessoal.

Existe uma infinidade de provedores de serviço de caixa postal para domínios, em geral empresas que oferecem hospedagem e usam a oferta de uma caixa postal simples gratuitamente ou por um preço baixo para estimular a migração dos sites para eles. É o caso do Godaddy e, creio, do Umbler. Podem ser alternativas, mas não os analisei e não tenho como julgar.

Photo by Yannik Mika on Unsplash

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